ลดปัญหาการบริหารจัดการพัสดุในที่พักอาศัย ด้วยการวางแผนการแบบนิติฯมืออาชีพ

โดย บริษัท พลัส พร็อพเพอร์ตี้ จำกัด

การเติบโตของธุรกิจ E-Commerce ทำให้การชอปปิ้งออนไลน์เข้ามามีบทบาทในการซื้อสินค้าและบริการของผู้บริโภคมากขึ้น ส่งผลให้ธุรกิจการส่งพัสดุจากผู้ขายสู่ผู้ซื้อเพิ่มสูงขึ้นด้วยเช่นกัน พบว่าสถิติการรับพัสดุในช่วงเทศกาลลดราคาสินค้า โดยเฉพาะในช่วงของการลดราคาที่มีแคมเปญกระตุ้นยอดขาย 9.9 11.11 เคยมีการรายงานปริมาณการรับพัสดุจำนวนมาก ตัวอย่างอาคารคอนโดมิเนียมที่มีจำนวนมากกว่า 1,000 ยูนิตขึ้นไป จะมีการส่งพัสดุประมาณ 500-600 ชิ้น/วันเลยทีเดียว “พัสดุ” เหมือนจะเป็นเรื่องเล็ก แต่เมื่อรวมกันหลายร้อยหลายพันก็กลายเป็นเรื่องใหญ่ได้ หากบริหารจัดการได้ไม่ดีพอ โดยเฉพาะในคอนโดมิเนียมที่มีผู้อยู่อาศัยจำนวนมาก ซึ่งปัญหาพัสดุในคอนโดฯที่พบเจอบ่อยๆ ได้แก่ พัสดุสูญหาย ลูกบ้านไม่ได้รับแจ้งว่ามีพัสดุส่งถึง กล่องพัสดุชำรุดเสียหาย รวมถึงพัสดุล้นห้องนิติบุคคลไม่มีที่จัดเก็บ ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการวางแผนและระบบบริหารการจัดการที่ดี

ทางพลัส พร็อพเพอร์ตี้ ในฐานะผู้บริหารโครงการที่พักอาศัยและอาคารเพื่อการพาณิชย์ กว่า 360 โครงการ พื้นที่กว่า 18 ล้านตร.ม. มีข้อแนะนำในการดูแลพัสดุจำนวนมาก โดยสามารถแบ่งเป็น 2 เรื่องที่สำคัญ คือ

นิติบุคคลต้องเตรียมความพร้อมในการจัดการระบบการจัดการพัสดุของนิติบุคคลฯ มีการวางแผนเตรียมรับมือกับจำนวนพัสดุจำนวนมากต่อวัน โดยปกติพนักงานขนส่งจะโทรเข้ามาแจ้งผู้รับก่อน ถ้าผู้รับสามารถลงมารับได้ทันทีก็จะไม่เกิดปัญหาในเรื่องของพัสดุสูญหาย หรือชำรุด แต่ส่วนใหญ่มักจะให้ทำการฝากไว้กับทางเจ้าหน้าที่นิติฯ ในขั้นตอนนี้นิติฯ ของพลัสฯ จะมีระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐานในการจัดการจดหมายและพัสดุ ขั้นตอนแรกจะตรวจสอบความถูกต้องของรายการจดหมายและพัสดุจากบริษัทขนส่ง พร้อมเซ็นรับแทน แล้วทำการบันทึกข้อมูล ถ่ายรูปลักษณะของจดหมายและพัสดุแล้วดำเนินการคีย์ข้อมูลเข้าระบบ โดยมี Living Plus Application เข้ามาเป็นผู้ช่วยในการให้บริการกับลูกบ้าน ในขั้นตอนนี้ช่วยป้องกันพัสดุสูญหาย และตรวจเช็กสภาพของพัสดุให้สมบูรณ์ ระบบจะทำการแจ้งเตือน Mailbox Alert ลูกบ้านผ่าน Living Plus Application และลูกบ้านสามารถกำหนดวัน/เวลาที่สะดวกทำนัดหมายในการรับ ช่วยลดการพิมพ์ใบแจ้งพัสดุ ชั้นวางของในห้องจัดเก็บพัสดุเองก็สามารถหมุนเวียนพัสดุได้เร็วขึ้น ไม่ก่อให้เกิดพัสดุตกค้าง และอำนวยความสะดวกให้กับลูกบ้านมากยิ่งขึ้น
นิติบุคคลต้องมีการจัดเตรียมพื้นที่สำหรับการจัดเก็บพัสดุ ให้เพียงพอต่อพัสดุของลูกบ้าน ด้วยการสั่งซื้อของออนไลน์เป็นที่นิยมเพิ่มขึ้น พื้นที่ในการจัดเก็บอาจจะไม่เพียงพอ นิติฯ จะต้องมีการสรุปมาตรการกับทางกรรมการว่าจะมีระยะเวลาในการจัดเก็บกี่วัน มีค่าปรับกรณีไม่มารับพัสดุตามระยะเวลาที่แจ้งหรือไม่ หรือ การจำกัดขนาดของพัสดุเพื่อเพิ่มพื้นที่ในการจัดเก็บมากขึ้น ซึ่งในส่วนของการสั่งสินค้าขนาดใหญ่ หรือ มีมูลค่าสูง เช่น ตู้เย็น ทีวี เตียง ทางนิติฯ บางที่อาจจะไม่ฝากรับ ต้องให้ทางลูกบ้านทำการนัดแนะกับขนส่งกันเอง ด้วยป้องกันความเสียหายในการรับพัสดุขนาดใหญ่ที่มีมูลค่าสูง

นอกจาก Living Plus Application จะสามารถช่วยจัดการพัสดุให้กับลูกบ้านแล้ว ยังสามารถจัดการการอยู่อาศัยให้เป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น เช่น การรับข้อมูลข่าวสารประชาสัมพันธ์ ประกาศแจ้งเตือนจากนิติบุคคล รวบรวมเบอร์ฉุกเฉิน ให้หาได้ง่าย อุ่นใจสามารถติดต่อได้ทันท่วงที การติดต่อนิติบุคคลสะดวกมากยิ่งขึ้นผ่านการแชต ไม่ว่าจะเป็นการแจ้งซ่อมภายในห้องชุดและพื้นที่ส่วนกลาง มีระบบ My Payment สามารถเช็กและชำระทุกรายจ่ายได้ ทั้งค่าน้ำ ค่าส่วนกลางกับนิติได้ทุกเวลา ลูกบ้านสามารถทำการเช็กตารางว่าง และจอง Facility ในการใช้พื้นที่ส่วนกลางล่วงหน้า พร้อมทั้งแจ้งสิทธิพิเศษ และโปรโมชั่นสำหรับลูกบ้านเท่านั้น อย่างที่ทราบกันดีว่าวิถีชีวิตแบบดิจิทัลได้เข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำงานของหลากหลายวงการ สำหรับการบริหารนิติบุคคลของ พลัส พร็อพเพอร์ตี้ นั้น มีทีมงานที่เป็นมืออาชีพ ประสบการณ์ในการดูแลมามากกว่า 25 ปี ทุกโครงการที่อยู่อาศัยที่อยู่ภายใต้ความดูแลสามารถสบายใจได้ว่าทีมงานจะเตรียมความพร้อมทุกด้านเพื่อดูแลคุณชีวิตของลูกบ้านให้ดียิ่งขึ้น