ยุคนี้เรียกว่าการพัฒนาองค์กรอย่างไม่หยุดโดยการใช้ดิจิทัล ทรานสฟอร์มเมชัน หรือ DX นั้น ไม่ได้นับเป็นเรื่องใหม่อีกต่อไป ซึ่งหากย้อนไปในช่วงเวลาก่อนการระบาดของโควิด คำนี้อาจจะถือได้ว่ายังค่อนข้างใหม่ และดูจับต้องได้ยาก แต่จากวิสัยทัศน์ขององค์กรที่เป็นผู้นำเบอร์ 1 ในตลาดเครื่องจักรกลการเกษตรแบบครบวงจร มาอย่างยาวนานกว่า 45 ปี อย่างสยามคูโบต้า จึงได้มีการเริ่มต้นในการเปลี่ยนแปลงองค์กรภายในโดยใช้การทรานฟอร์มองค์กร ด้วยการใช้ดิจิทัล ทรานสฟอร์มเมชัน มาตั้งแต่ปี 2019 โดยสยามคูโบต้าได้เริ่มจากการวางแผนปรับเปลี่ยนระบบและกระบวนการทางธุรกิจใหม่ (Business Process Reengineering) ก่อนและได้เริ่มดำเนินการปรับระบบการบริหารจัดการดีลเลอร์ของคูโบต้า หรือ KADS (Kubota Authorized Dealers System) เข้ามาผสานการทำงานระหว่างองค์กรและร้านค้าตัวแทนจำหน่าย (ดีลเลอร์) ที่ผูกพันกันมาอย่างยาวนาน ให้ทำงานกันได้อย่างไร้รอยต่อและรวดเร็วมากขึ้นบนระบบคลาวด์ ร่วมกับระบบการบริหารจัดการดีลเลอร์อย่าง Proaxia VSS และ S/4 Hana จนสำเร็จในปี 2023 โดยเรียกได้ว่าเป็นเจ้าแรกในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ จากวันนั้น มาถึงวันนี้ความสำเร็จเหล่านั้น คืออะไร มาเริ่มต้นถอดบทเรียนกัน
นายเมธี ศรีสุพรรณดิฐ ผู้จัดการฝ่าย Digital Technology บริษัท สยามคูโบต้า คอร์ปอเรชั่น ฉายภาพย้อนกลับไปในปี 2019 ให้ฟังถึงจุดเริ่มต้นในครั้งนั้นว่า ทางสยามคูโบต้าเอง แม้จะมีฐานะเป็นเบอร์ 1 ในตลาด แต่ก็ยังมองหาการปรับตัวเพื่อพัฒนาองค์กรอยู่ตลอด โดยได้มองเห็นจุดที่ต้องขยับตัวและพิจารณาการกระบวนการดำเนินธุรกิจในหลายภาคส่วน เนื่องจากที่ผ่านมา ระบบการทำงานค่อนข้างเป็นลักษณะ On-premise หรือออฟไลน์มาโดยตลอด เราจึงต้องการการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานภายในองค์กร จึงได้มองหาเทคโนโลยีใหม่ๆ ในตลาด ซึ่งเริ่มจากการปรับเปลี่ยนหัวใจหลักของเราก่อน หนึ่งในนั้นคือ ระบบการบริหารจัดการดีลเลอร์ เราจึงมองหาตัว Dealer Management System (DMS) หรือระบบ KADS ภายใต้การให้คำแนะนำและดูแลของทางบริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) ตั้งแต่ปี 2019 จนมาถึงปัจจุบัน เรียกว่าค่อนข้างประสบความสำเร็จในการทำงาน ตั้งแต่ขั้นตอนการเริ่มต้นปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจ การวางแผนระยะยาวและการศึกษาเทคโนโลยี (Study Phase) ไปจนถึงการนำดำเนินการปรับเปลี่ยนระบบ (Implement Phase) และจนใช้งานได้จริง (Go-Live Phase)
อย่างที่กล่าวว่าในปี 2019 ทางสยามคูโบต้าพยายามลงมือทำจริง โดยในช่วง 4 ปีที่ผ่านมา เราพัฒนาภายในองค์กรเป็นหลัก โดยหากย้อนกลับไปในวันนั้น เหตุผลหลักในการปรับปรุงระบบ KADS ขึ้นสู่คลาวด์ คือเพื่อให้การทำงานกับดีลเลอร์เป็นไปได้อย่างราบรื่นและคล่องตัวที่สุด และเนื่องจากเราไม่ได้เป็น tech company ฉะนั้น เราต้องให้ผู้เชี่ยวชาญอย่าง เอบีมฯ ในการช่วยเหลือ ซึ่งในวันนี้ Cloud solution ได้ช่วยทำให้ ระบบ KADS ทำงานได้อย่างเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยลดภาระหลายอย่างให้หายไปได้ค่อนข้างมาก
หากพูดถึงปัจจัยความสำเร็จ คุณเมธี ขยายความให้ด้วยว่า การตัดสินใจเกี่ยวกับสโคปในการทำงานในครั้งนี้ เราค่อนข้างตัดสินใจได้ถูก เนื่องจากเราใช้หลักการ kaizen นั่นคือไม่หยุดนิ่งมีการปรับเปลี่ยนอยู่ตลอด โดยเราใช้การทดสอบกับการทำงานจริงเกือบจะ 100% ทำให้ในการใช้งานจริง เราพบปัญหาน้อยมาก เพราะมีการแก้ไขระหว่างทางกันอยู่แล้ว โดยหลังจากนี้ทางสยามคูโบต้า ก็จะไม่หยุดพัฒนา โดยเฉพาะเรื่องการใช้งานเทคโนโลยีกับทาง End User ต่างๆ ซึ่งถือเป็นการต่อยอดในอนาคต ไม่ว่าจะเป็น แอปพลิเคชัน ที่ผู้ใช้งานจะสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น หรือ Self service ต่างๆ
ด้านนางสาวรัชนีวรรณ ปานบุตร ผู้จัดการแผนก Customer Success System บริษัท สยามคูโบต้า คอร์ปอเรชั่น เสริมในประเด็นการทำดิจิทัล ทรานสฟอร์มเมชันของสยามคูโบต้า ไว้อย่างน่าสนใจว่า ทางสยามคูโบต้ามองภาพรวมขององค์กร จริงๆ แล้วไม่ได้มองที่ระบบ KADS อย่างเดียว แต่มองในทุกระบบ แต่เราเริ่มโฟกัสจากระบบดีลเลอร์ซึ่งถือเป็นเสาหลักในการจัดจำหน่ายและการบริการ เพราะจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและทำได้อย่างเร็วที่สุด หนึ่งในความท้าทายของเราในการปรับเปลี่ยนองค์กรครั้งนี้ คือการที่เราเริ่มต้นก่อนใคร โดยเรียกได้ว่าเราเป็น First Adopter ของ Proaxia VSS และ S/4 Hana บนระบบคลาวด์ เราเห็นความเสี่ยง แต่เราก็มองเห็นโอกาสและความท้าทาย และประโยชน์ที่เราจะได้รับมากกว่า เพราะเรามีเป้าหมายที่ชัดเจน ซึ่งการตัดสินใจในวันนั้นก็เป็นความภาคภูมิใจในนามองค์กรว่าเราสามารถทำสำเร็จเป็นเจ้าแรกในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
จากจุดเริ่มต้นในวันนั้น สยามคูโบต้า เอง เราชัดเจนและรู้ความต้องการของเรา และคนที่เราทำงานด้วยเข้าใจในความต้องการและวัตถุประสงค์นั้น เราพยายามมองในมุมดีลเลอร์หรือผู้ที่ใช้ระบบ ว่าจะมีความต้องการหรือความกังวลอย่างไร เพื่อทำความเข้าใจกับทุกคน ว่าการปรับเปลี่ยนนี้จะช่วยให้การทำงานจะเร็วขึ้น โดยที่ไม่ให้การทำงานยุ่งยากกว่าเดิม แม้เราจะมองภาพใหญ่ แต่ก็ไม่ลืมเรื่อง Empathy ถือเป็นหนึ่งในเรื่องสำคัญ ที่ทำให้ทุกคนรู้สึกเปลี่ยนแปลงน้อยที่สุด จากสิ่งนี้เองเราได้รับการยอมรับจากดีลเลอร์ ซึ่งในระบบใหม่นี้ช่วยในประสิทธิภาพการทำงานได้เร็วขึ้นประมาณ 1 ใน 4 อีกทั้งการใช้ Cloud Solution จะช่วยขจัดปัญหาเรื่องของสถานที่ในการทำงานออกได้อย่างสิ้นเชิง นอกจากนี้เรายังเน้นเรื่อง Cyber security เข้าไปตอนพัฒนาระบบด้วย เพื่อคำนึงถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับทั้งร้านตัวแทนจำหน่ายและลูกค้าของสยามคูโบต้า
หนึ่งในพาร์ทเนอร์สำคัญ คือ บริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) จำกัด ที่เข้าใจในเรื่อง ดิจิทัล ทรานส์ฟอร์เมชัน (DX) และเข้าใจธุรกิจของสยามคูโบต้า เรียกว่าเป็นพาร์ทเนอร์ที่รู้จักเราอย่างลึกซึ้ง เหมือนกับปรัชญาในการทำงานของเอบีมฯ คือ ‘Real partner’ ทำงานด้วยกันอย่างเข้าใจและไปก้าวไปพร้อมๆ กัน ซึ่งจริงๆ ความซับซ้อนของงานมีค่อนข้างเยอะ แต่ทางเอบีมฯ ช่วยให้สิ่งเหล่านั้นง่ายขึ้น พร้อมจะทำไปด้วยกัน เพราะเราเห็นเป้าประสงค์ที่ตรงกัน
สำหรับปัจจัยความสำเร็จจากครั้งนี้ คุณรัชนีวรรณมองออกเป็น 2 ข้อหลัก ได้แก่ 1) เรื่องความชัดเจนของขอบเขตการทำงาน เพราะการทำการเปลี่ยนแปลงในแง่ Tech Change ค่อนข้างเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ขององค์กรเรา แต่จะมีประโยชน์มากน้อยแค่ไหน ขึ้นอยู่กับความชัดเจนในการกำหนด Scope ร่วมกัน ที่จะทำให้เกิดประสิทธิผลในการทำงาน 2) การวางแผนและการโฟกัสให้ถูกจุด โดยปัจจุบัน SAP ถือเป็น Technology ที่มีความต้องการในตลาดสูงแต่ก็มีรายละเอียดมากด้วยเช่นกัน หากเราวางแผนได้ดี มีพาร์ทเนอร์ในเข้าใจความต้องการและบริหารจัดการโครงการที่ดี เราก็จะสามารถขึ้นระบบได้ตามแผนและนำมาช่วยใช้พัฒนาองค์กรได้อย่างไม่มีผลกระทบต่อส่วนอื่นๆ
โจนาธาน วาร์กัส รุยซ์ ผู้อำนวยการ และ หัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์ยานยนต์ของเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ของเอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) กล่าวสะท้อนถึงผลลัพธ์ของโครงการว่า “สิ่งสำคัญคือลูกค้าของเราเปิดใจรับการปรับตัวและลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ๆ พวกเขาจำเป็นต้องเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง และต้องเต็มใจที่จะเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง การสื่อสารและการทำงานอย่างเปิดเผยและจริงใจเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้โครงการขนาดใหญ่เช่นนี้ประสบความสำเร็จร่วมกันและจากการทำงานร่วมกับ SKC ก็แสดงให้เราเห็นว่าเหตุใดพวกเขาจึงเป็นที่ 1 ในตลาด”
